Skoleadministrasjon — veiledning for administratorer

Når du logger inn med administratortilgang, får du en egen side på Skoleadministrasjon. Der ligger sju faner: Oversikt, Ny bruker, Mange elever, Brukere, Administratorer, Aktivitet og Personvern. Logger elevene deres inn med skolens Google-konto, har dere i tillegg fanen Synk elevliste.

Slik virker det

Tilgangen henger på kontoen din, ikke på en egen innlogging. To slags personer kommer inn: hovedadministratoren, som Språki setter opp når skolen tegner avtale, og lærere som er gjort til skole-administrator herfra.

Under Oversikt ser du fire tall for lisenser: Lisenser totalt, I bruk, Tilgjengelig og Lisensordre. «I bruk» er antall aktive brukere hos dere — elever og lærere teller likt.

Nærmer dere taket, får du beskjed før det stopper opp. Trenger dere flere plasser, ligger knappen Bestill flere lisenser i samme kort: antall, bestillerens navn, e-post og bestillernummer, og fakturaen sendes som EHF. Prisene står på prissiden.

Slik oppretter du brukere

1. Gå til Ny bruker. Fyll inn Fullt navn og Brukernavn. Domenet til skolen legges til automatisk — har dere to domener, velger du hvilket. Under feltet står det hele tiden Brukernavnet blir: …, så du ser resultatet før du trykker.
2. Velg under Hva slags bruker? om det er en Elev eller en Lærer. Valget avgjør passordkravene, så ta det før du fyller ut resten.
3. Velg Pålogging. Send invitasjon på e-post lar brukeren sette sitt eget passord — ingen andre får vite det, heller ikke du. Sett passord selv er praktisk når brukeren ikke har e-post; da kan du krysse av for Krev at brukeren bytter passord ved første pålogging.
4. Trykk Opprett bruker.
5. Skal du opprette en hel klasse, bruk Mange elever. Der velger du mellom Felter (maks 25) og Tekst / lim inn (maks 150). Tekstfeltet tar én bruker per linje på formen Fullt navn, brukernavn, passord, og du kan lime rett inn fra et regneark.
6. Etter Opprett alle vises listen på skjermen med Skriv ut kort og Skriv ut liste. Skriv ut før du forlater siden — passordene vises bare denne ene gangen.

Velger du Lærere i bulk, får hver av dem invitasjon på e-post i stedet, og passordkolonnen kan stå tom.

Brukernavn med eller uten @. Skriv helst bare delen før krøllalfaen — domenet legges på for deg. Limer du inn hele e-postadresser fra et regneark, går det også bra så lenge de har skolens eget domene: da brukes adressen som den står, og domenet blir ikke lagt på to ganger. Er domenet et annet, sier Språki fra om akkurat den raden i stedet for å lage en konto ingen kan logge inn på.

Slik rydder du opp med skolens egen elevliste

Fanen Synk elevliste finnes hos skoler der brukernavnet i Språki er Google-kontoen elevene logger inn med. Da kan skolens egen liste over aktive elever brukes til å finne dem som har sluttet.

1. Hent ut listen over aktive elever fra skolesystemet — en CSV, eller bare adressene.
2. Gå til Synk elevliste, velg filen eller lim inn listen, og trykk Sammenlign med Språki.
3. Er det flere kolonner i filen, finner Språki som regel e-postkolonnen selv. Er den ikke opplagt, vises de fem første radene, og du peker på riktig kolonne.
4. Du får opp elevene som er aktive i Språki, men ikke står på listen. De som har skolens domene, er huket av på forhånd; andre står uten hake med «ikke @domene-konto — sjekk manuelt».
5. Fjern haken på dem du vet skal fortsette, og trykk Deaktiver valgte.

Ingenting skjer før du trykker, og deaktivering kan alltid gjøres om. Adresser på listen som ikke har konto hos dere ennå, telles bare opp — de får konto automatisk første gang eleven logger inn med Google.

Hvem det passer for

Dette er siden for den som har ansvaret for brukere og lisenser hos dere: en IKT-ansvarlig, en avdelingsleder eller en lærer som har fått oppgaven. Du trenger ikke undervise i språk for å bruke den.

Siden håndterer kontoer, roller og lisenser. Elevenes arbeid og resultater ser læreren i Grupper, og undervisningsverktøyene ligger i Lærerportalen.

Forslag til hvordan man kan jobbe med skoleadministrasjonen

1. Ved skolestart: opprett hele kullet under Mange elever, skriv ut kort med én gang, og del ut på papir i første time.
2. Legg inn lærerne først. De får invitasjon på e-post og velger passord selv, så de er klare til å lage grupper før elevene logger på.
3. Når noen slutter midt i året: finn brukeren under Brukere og velg Deaktiver. Plassen frigjøres samme øyeblikk og kan brukes til noen andre.
4. Rydd én gang i halvåret. I Brukere kan du filtrere på Aldri innlogget eller Ikke innlogget 6 mnd, huke av flere og velge Deaktiver valgte. Har dere Synk elevliste, gjør den samme jobben mot skolens egen liste i stedet for mot innloggingsdatoer.
5. Til høsten: kjør importen på nytt med hele klasselista. Elever som ble deaktivert i juni, blir slått på igjen med det navnet og passordet som står i lista di — og de har fortsatt alt de gjorde i fjor.
6. Følg med på tallene før dere bestiller. Sammenlign I bruk med Lisenser totalt noen uker inn i terminen, ikke i august — da vet du hva dere faktisk trenger.
7. Når personvernombudet spør: åpne Personvern-fanen. Der ligger underdatabehandlere, KI-transparens og sletterutiner, sammen med dokumentsiden.

Godt å vite

• Flere kan være administrator. Under Administratorer kan du gjøre inntil fem aktive lærere til skole-administrator, i tillegg til hovedadministratoren. Da står ikke skolen på én person i en ferie eller ved sykdom.
• Deaktivering frigjør lisensen, sletting fjerner dataene. En deaktivert konto beholder arbeidet sitt og kan aktiveres igjen senere. Slett er permanent og tar med seg alt brukeren har laget.
• Huker du av flere, får du bare de knappene som gir mening. Har du markert aktive brukere, står det Deaktiver valgte; har du markert deaktiverte, står det Aktiver valgte. Slett valgte permanent er alltid med, og den ber deg skrive inn antallet før den gjør noe — det er den eneste handlingen på siden som ikke kan angres.
• En bruker som allerede finnes, blir aktivert i stedet for avvist. Oppretter du en konto med et brukernavn som ligger deaktivert hos dere fra før, slås den gamle kontoen på igjen. Navn, rolle og passord settes fra det du fylte ut, så utskriften stemmer — men alt eleven har gjort tidligere, ligger der fortsatt. Er kontoen aktiv, eller hører den til en annen skole, får du beskjed som før.
• Elever som kommer tilbake, slår seg på selv. Logger en deaktivert elev inn igjen med skolens Google-konto, aktiveres kontoen automatisk og alt arbeidet er der som før. Du trenger altså ikke være redd for å deaktivere for mange i en opprydding. Har skolen ingen ledige lisenser, får eleven beskjed om å kontakte dere i stedet. Det gjelder bare innlogging med Google — et passord eleven har satt selv, virker ikke på en deaktivert konto.
• Aktivitetsloggen står i tolv måneder. Fanen Aktivitet viser hvem som opprettet, endret eller deaktiverte hvilken konto — nyttig når flere deler på jobben. Loggen inneholder ingen passord. En konto som ble slått på av en Google-innlogging, står der med «Google-innlogging» som den som gjorde det.
• Invitasjoner kan sendes på nytt. I brukerlisten ser du om en invitasjon er sendt, åpnet eller utløpt, og konvoluttikonet sender en ny lenke. Den forrige slutter da å virke.

Se også

• Hvordan får elevene mine kontoer?
• Hva trenger jeg til personvernvurderingen?
• Hvordan får skolen min tilgang?